Kurzantwort: Fertige Software für Standard, eigene App für Ihren Unterschied
Passt ein bestehendes Produkt zu Ihren Abläufen, ist fertige Software meist der schnellere und günstigere Start. Eine eigene App lohnt sich, wenn Ihr Ablauf der Kern Ihres Geschäfts ist, wenn viele Nutzer hohe Lizenzkosten verursachen würden oder wenn kein Produkt Ihre Schnittstellen bedient. Entscheidend ist der Vergleich über mehrere Jahre, nicht der Preis im ersten.
Wie Sie diesen Vergleich rechnen, zeigt der Beitrag mit zwei Beispielen aus dem App-Kostenrechner.
Die beiden Wege
Fertige Software
Standardsoftware oder ein Dienst im Abonnement liefert Funktionen, die viele Kunden nutzen. Sie bezahlen meist eine Lizenz je Nutzer und Monat, starten sofort und bekommen Updates ohne eigenen Aufwand. Dafür richten Sie sich nach dem, was das Produkt kann, und hängen vom Anbieter ab: bei Preisänderungen, Funktionsänderungen und Datenzugang.
Eigene App
Eine eigene App wird für Ihren Ablauf gebaut. Sie bezahlen den Aufbau einmalig und danach Betrieb und Pflege. Sie entscheiden über Funktionen und Daten, haben aber auch die Verantwortung: Jemand muss die App pflegen, aktualisieren und weiterentwickeln.
Entscheidungskriterien
| Kriterium | Fertige Software | Eigene App |
|---|---|---|
| Passung zum Ablauf | Vorgegeben, anpassbar im Rahmen des Produkts | Nach Ihrer Beschreibung |
| Zeit bis zum Start | Kurz | Länger, abhängig vom Umfang |
| Kostenverlauf | Laufend, wächst mit der Nutzerzahl | Hoher Aufbau, danach Betrieb und Pflege |
| Abhängigkeit | Vom Anbieter | Vom Dienstleister, der die App pflegt |
| Schnittstellen | Nur vorhandene | Nach Bedarf, mit Aufwand |
| Daten | Beim Anbieter, Export prüfen | Bei Ihnen oder Ihrem Hoster |
Gewichten Sie die Kriterien nach Ihrer Lage. Ein kleiner Betrieb mit Standardabläufen entscheidet nach Zeit und Kosten, ein Unternehmen mit besonderen Prozessen nach Passung und Datenhoheit.
Der Fünf-Jahres-Vergleich
Der Preis im ersten Jahr führt in die Irre, weil eine Lizenz monatlich fließt und eine App zunächst als Block anfällt. Rechnen Sie deshalb beide Wege über fünf Jahre. Für die eigene App geht das so: Projektkosten plus fünf Jahre laufende Kosten. Teilen Sie die Summe durch 60 Monate, erhalten Sie die monatliche Lizenzsumme, bei der beide Wege gleich teuer sind.
| Beispiel | Projektkosten | Laufend je Jahr | Summe 5 Jahre | Gleichstand je Monat |
|---|---|---|---|---|
| Kleine Termin-App | 17.300 – 42.000 € | 2.600 – 10.200 € | 30.300 – 93.000 € | 500 – 1.550 € |
| Kundenportal | 45.000 – 111.000 € | 5.900 – 24.000 € | 74.500 – 231.000 € | 1.200 – 3.850 € |
Rechenbeispiel Kundenportal
Untere Grenze: 45.000 € Projektkosten plus 5 × 5.900 € laufende Kosten ergeben 74.500 €. Geteilt durch 60 Monate sind das rund 1.200 € im Monat. Kostet eine passende fertige Software für alle Ihre Nutzer zusammen weniger, ist sie über fünf Jahre günstiger. Liegt der Lizenzpreis darüber, spricht die Rechnung für die eigene App. An der oberen Grenze liegt der Gleichstand bei rund 3.850 € im Monat.
Teilen Sie den Gleichstand durch die Zahl Ihrer Nutzer, erhalten Sie einen Vergleichswert je Nutzer. Bei 25 Nutzern entspricht die untere Grenze des Kundenportals rund 48 € je Nutzer und Monat, bei 100 Nutzern rund 12 €. Je mehr Nutzer eine Lizenz tragen müssten, desto eher lohnt sich die eigene App, weil ihre Kosten kaum mit der Nutzerzahl wachsen. Bei wenigen Nutzern spricht die Rechnung dagegen häufig für das Produkt von der Stange.
Beispiel: Lizenz gegen eigene App
Angenommen, eine passende Software kostet 25 € je Nutzer und Monat. Bei 40 Nutzern sind das 1.000 € im Monat und über 60 Monate 60.000 €. Das liegt unter der unteren Grenze der eigenen Kundenportal-App (74.500 – 231.000 € über fünf Jahre). Bei 150 Nutzern wären es 3.750 € im Monat und 225.000 € über fünf Jahre, was innerhalb der Spanne liegt. Je größer der Nutzerkreis, desto eher spricht die Rechnung für die eigene App.
Die Rechnung vernachlässigt Dinge, die Sie zusätzlich bewerten sollten: Einführungsaufwand, Schulung, Preissteigerungen und den Wert, den ein passgenauer Ablauf für Ihre Mitarbeiter hat. Sie hilft aber, Bauchgefühle durch eine Zahl zu ersetzen. Die Spannen stammen aus der Methodik des Rechners und sind eine Orientierung, kein Angebot.
Wie viel Anpassung brauchen Sie?
Fertige Software deckt selten alles ab. Prüfen Sie, welcher Anteil Ihrer Abläufe ohne Umwege funktioniert, und überlegen Sie, was mit dem Rest geschieht. Drei Antworten kommen vor:
- Konfigurieren: Felder, Rollen und Berichte lassen sich im Produkt einstellen. Das ist der günstigste Weg.
- Erweitern: Der Anbieter bietet Schnittstellen oder Erweiterungen, mit denen ein Dienstleister fehlende Teile ergänzt.
- Umgehen: Mitarbeiter behelfen sich mit Tabellen oder Notizen. Das wirkt anfangs günstig, verursacht aber dauerhaft Arbeit und Fehler.
Wenn Ihre wichtigsten Abläufe nur über Umwege laufen, ist das ein starkes Argument für eine eigene Lösung. Läuft fast alles über Konfiguration, bleibt fertige Software die bessere Wahl.
Mischform mit Schnittstelle
Oft ist die Antwort ein Mittelweg: Die fertige Software bleibt das führende System für Daten wie Kunden, Aufträge oder Buchhaltung, und eine kleine eigene App deckt den Teil ab, der nicht passt, etwa ein Portal für Kunden oder eine Erfassung für den Außendienst. Die App spricht über eine Schnittstelle mit der Software.
Das ist günstiger als eine komplett eigene Lösung, weil Sie nur den fehlenden Teil bauen. Jede Schnittstelle kostet im Rechnermodell 21 – 40 Stunden. Der Aufwand hängt davon ab, wie gut die Software ihre Schnittstelle dokumentiert. Fragen Sie Anbieter vor dem Kauf danach, ob und wie eine Anbindung möglich ist.
Risiken im Blick
Beide Wege haben Abhängigkeiten, die Sie vor der Entscheidung kennen sollten.
Bei fertiger Software kann der Anbieter Preise erhöhen, Funktionen ändern oder ein Produkt einstellen. Fragen Sie vor dem Kauf nach Preisbindung, Kündigungsfristen und der Möglichkeit, Ihre Daten vollständig zu exportieren. Klären Sie außerdem, wo die Daten liegen und welche Vereinbarungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gelten. Das ist keine Rechtsberatung; bei Unsicherheit hilft eine Fachperson für Datenschutz.
Bei einer eigenen App hängen Sie vom Dienstleister ab, der sie pflegt. Lassen Sie sich Quellcode und Dokumentation übergeben und die Betriebsumgebung beschreiben, damit auch ein anderer Anbieter übernehmen könnte. Vermeiden Sie, dass das Wissen über die App bei einer einzigen Person liegt, egal ob intern oder extern.
In beiden Fällen gilt: Je klarer Sie festhalten, wie Sie wieder aussteigen können, desto geringer ist das Risiko der Entscheidung.
Zwei rechtliche Punkte, die den Vergleich verändern
Neben den Kosten unterscheiden sich beide Wege darin, wer welche Rechte und Pflichten trägt.
- Daten bei fertiger Software: Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa Kunden- oder Mitarbeiterdaten, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Seriöse Anbieter legen ihn vor. Prüfen Sie ihn, bevor Sie echte Daten einspielen.
- Rechte bei der eigenen App: Benennt der Vertrag die Nutzungsarten nicht einzeln, bestimmt der Vertragszweck, wie weit Ihre Rechte am Quellcode reichen (§ 31 Abs. 5 UrhG). Lassen Sie ausdrücklich festhalten, dass Sie die App nutzen, ändern und von einem anderen Dienstleister pflegen lassen dürfen.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Quellen: die verlinkten Texte der DSGVO auf EUR-Lex und des Urheberrechtsgesetzes auf gesetze-im-internet.de. Stand: Oktober 2026; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzestext.
Ein dritter Weg: die eigene App per Chat bauen
Neben der Agentur gibt es die Möglichkeit, die App im Gespräch mit einem Werkzeug zu beschreiben und bauen zu lassen. In der Schätzung des Rechners entfallen dabei die Projektleitung als eigener Posten und die Abstimmungsschleifen. Bei Ihnen bleibt, die App zu beschreiben und das Ergebnis zu prüfen. Preise nennen wir dafür nicht. Eine Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich auf der Startseite; den Einstieg bietet App per Chat bauen.
In vier Schritten entscheiden
- Abläufe notieren. Schreiben Sie auf, was die Lösung täglich leisten muss, und markieren Sie, was davon besonders ist.
- Produkte testen. Probieren Sie ein bis zwei passende Produkte mit echten Daten aus, nicht mit den Beispielen aus der Vorführung.
- Fünf Jahre rechnen. Stellen Sie Lizenzkosten und die Spanne der eigenen App nebeneinander, wie oben gezeigt.
- Entscheidung festhalten. Notieren Sie Annahmen und den Zeitpunkt, an dem Sie die Entscheidung überprüfen, etwa nach zwölf Monaten.
Checkliste für die Entscheidung
- Ich habe meine drei wichtigsten Abläufe aufgeschrieben.
- Ich habe geprüft, ob ein Produkt diese Abläufe ohne Umwege abdeckt.
- Ich kenne den Lizenzpreis für alle Nutzer und habe ihn mit dem Gleichstand verglichen.
- Ich weiß, wie sich der Lizenzpreis bei mehr Nutzern entwickelt.
- Ich habe geklärt, ob sich meine Daten aus der Software exportieren lassen.
- Ich habe geprüft, ob eine Mischform mit Schnittstelle genügt.
- Ich habe festgelegt, wer die eigene App nach dem Start pflegt.
Wie Sie Angebote für eine eigene App prüfen, beschreibt der Beitrag Woran Sie ein seriöses App-Angebot erkennen. Die Folgekosten erläutert die Seite laufende Kosten.
Häufige Fragen
Ist eine eigene App teurer als fertige Software?
Im ersten Jahr meist ja, weil die Entwicklung als Block anfällt. Über mehrere Jahre hängt es von Nutzerzahl und Lizenzpreis ab. Rechnen Sie beide Wege über fünf Jahre, wie in diesem Beitrag gezeigt.
Wann lohnt sich eine eigene App?
Wenn Ihr Ablauf von gängigen Abläufen abweicht, wenn viele Nutzer Lizenzkosten verursachen würden oder wenn keine Software die nötigen Schnittstellen bietet. Auch wenn der Ablauf Ihr Alleinstellungsmerkmal ist, spricht das für eine eigene Lösung.
Kann ich später von fertiger Software auf eine eigene App wechseln?
Ja, wenn sich Ihre Daten aus der Software exportieren lassen. Klären Sie das vor dem Kauf: Welche Formate gibt es, und wie vollständig ist der Export?
Wie finde ich heraus, ob fertige Software passt?
Gleichen Sie Ihre Funktionsliste mit dem Angebot ab und testen Sie mit echten Abläufen. Viele Anbieter ermöglichen eine Testphase. Entscheidend sind Ihre drei wichtigsten Abläufe, nicht die Funktionsvielfalt.
Sie möchten Ihre App lieber direkt beschreiben? App per Chat bauen.
